додати матеріал
приховати рекламу

Організація документаційного забезпечення підприємств сфери туризму

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Зміст

Введення

1. Основи діловодства

1.1 Поняття діловодства

1.2 Компоненти діловодства

1.3 Документ

2. Нормативно-методична основа діловодства

2.1 Поняття нормативно-методичної основи діловодства

2.2 Регулювання питань діловодства

3. Класифікація документів

3.1 Поняття класифікації документів

3.2 Види класифікації

3.3 Напрями вдосконалення документаційного забезпечення в туризмі

Висновок

Список використаної літератури

Введення

Спочатку термін "діловодство" з'явився в усному мовленні (приблизно в XVII в) і означав процес рішення (виробництва) справи: "справа виробляти" - тобто вирішувати питання. У ході вирішення виникала необхідність закріплення результату, наприклад, досягнутої домовленості. Для цього прадавнього віку і створювали документи, так як усне слово на короткий, може бути забуте, спотворене при передачі або не так зрозуміло. Вже в XVI ст. вживається слово справа як збори документів, що відносяться до якої-небудь справи, питання. Вперше в цьому понятті слово "справа" зафіксовано в документах в 1584 р. Термін "документ" з'явився в Росії у XVIII ст. й означав "спосіб доказу".

У сфері туризму важливе значення має організаційно-правова, розпорядча та нормативно-методична документація з організації документаційного забезпечення підприємств сфери туризму (статути, положення, інструкції, правила тощо), що регламентує організаційно-функціональну структуру і організацію діяльності, завдання та функції , компетенцію, права та відповідальність керівників і фахівців. До неї примикає спеціальна документація оперативного призначення, що відноситься до організації і правового регулювання взаємовідносин туристів і підприємств сфери туризму; документація щодо вдосконалення системи документаційного забезпечення та інформатизації процесів управління і всієї діяльності підприємств сфери туризму, яку необхідно враховувати при виробленні стратегії подальшого розвитку документаційного забезпечення.

Таким чином, тема реферату є досить актуальною.

Мета роботи: вивчення організації сучасного діловодства в туризмі на основі науково-обгрунтованих принципів і методів його вдосконалення.

Завдання: характеристика поняття "діловодство"; знайомство з нормативно-методичної основи діловодства; вивчення класифікації документів.

Структура роботи: робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків та списку використаної літератури. Загальний обсяг роботи ___ сторінок.

1. Основи діловодства

1.1 Поняття діловодства

Діловодство - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

В основі управлінської діяльності будь-якої організації лежать процеси отримання інформації, її обробки, прийняття рішення, доведення його до відома виконавців, виконання і підбиття підсумків. Велика частина управлінської інформації надходить в документированном вигляді, тому діловодство називають також документаційного забезпечення управління (ДОП).

Терміни "діловодство" і "документаційне забезпечення управління" синонімічні, в і даний час значення обох термінів закріплені ГОСТом Р 51141-98.

Термін "документаційне забезпечення управління" увійшов до наукового обігу приблизно з середини 1970-х рр.. у зв'язку зі зміною організаційно-технічної основи діловодства та методологічних підходів до його вдосконалення завдяки активному впровадженню у сферу роботи з документами коштів обчислювальної техніки і появи нових інформаційних технологій. Проте, новий термін менш зручний у вживанні, так як він є словосполученням з трьох слів. Швидше за все, через складність його вживання не відбулася заміна термінів ("діловодства" на "документаційне забезпечення управління"), які вживаються сьогодні як синоніми.

Тим не менше, між даними термінами все-таки існують деякі відмінності. Термін "документаційне забезпечення управління" підкреслює інформаційно-технологічну складову в сучасній організації діловодства і його краще вживати, коли йдеться про комп'ютерні технології роботи з документами. Термін "діловодство" переважно використовується при описі організаційної сторони і традиційних прийомів роботи з документами.

Діловодство розглядається як одна з найважливіших сторін діяльності організації, що забезпечує виконання її функціональних завдань, т.к працівники сфери управління витрачають на роботу з документами в середньому 60% робочого часу.

Від організації діловодства залежать: ефективність управління; економічність; оперативність; культура праці працівників управління.

Розробка нових інформаційних технологій в управлінні, нових офісних програм здійснюється на основі традиційних правил діловодства (реєстрація документів, візування, контроль їх виконання, архівне зберігання тощо)

1.2 Компоненти діловодства

Діловодство складається з двох нерозривно пов'язаних компонентів:

документування;

організації роботи з документами.

Відповідно до Госту Р 51141-98 діловодство (або ДОП) передбачає насамперед створення документів або документування, тобто запис інформації на різних носіях за встановленими правилами, які закріплюються в правових актах та нормативно-методичних документах. Результатом документування є документ - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носієм при цьому може виступати будь-який матеріальний об'єкт, який використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді. При документуванні необхідно пам'ятати, що даний процес запису інформації на папері або іншому носії є строго регламентованим, що, у свою чергу, забезпечує юридичну силу документа.

У сучасному діловодстві поєднується робота з паперовими документами та з документами, представленими в електронній формі. Електронні документи після виведення на друк стають паперовими. Будь-який документ на паперовому носії за допомогою сканера перевтілюється в електронний, зберігаючи всі свої реквізити. Документ, набраний на комп'ютері, за допомогою факс-модему може бути прийнятий на будь-якому факсі в паперовому вигляді.

У суспільстві документи є основними носіями інформації, при цьому будь-який документ, створюваний у суспільстві, є елементом системи більш високого рівня і входить у відповідну систему документації як її елемента. Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення.

Організація роботи з документами - організація документообігу, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи, підприємства.

Ефективна організація роботи з документами забезпечує оптимальні умови для всіх видів робіт з документами з моменту їх створення або отримання до знищення чи передачі на архівне зберігання.

На підприємстві повинен бути встановлений єдиний порядок складання документів і роботи з ними.

Правила роботи з документами в конкретній організації становлять систему діловодства, яка представляє собою сукупність:

загальновідомих принципів обробки документів;

прийомів у роботі з документами конкретного підприємства.

Система діловодства підприємств формується під впливом наступних факторів:

використовуваної нормативно-методичної бази діловодства;

сформованих національних традицій роботи з документами;

встановлених керівництвом підприємства (галузі) правил роботи з документами;

кваліфікації діловодної служби підприємства.

Організація роботи з документами та правила документування повинні бути закріплені в інструкції з діловодства. Керівник підприємства несе персональну відповідальність за організацію діловодства, дотримання правил роботи з документами на підприємстві. У структурних підрозділах призначаються співробітники, відповідальні за ведення діловодства.

1.3 Документ

Документ - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

Документ являє собою результат відображення інформації про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси.

Документ забезпечує:

закріплення інформації;

збір інформації;

обробку інформації;

передачу інформації;

використання інформації;

зберігання інформації.

Документи мають велике значення в управлінському процесі, так як вони:

відображають діяльність організації;

на їх основі приймаються управлінські рішення;

є головним аргументом у спірних ситуаціях;

є гарантом прав на нерухомість, власність.

Форми управління тісно пов'язані з видами документів, наприклад:

облік - з написанням різних звітів;

планування - з складанням планів;

інструктування - з розробкою методик, інструкцій;

керівництво - з виданням наказів, розпоряджень.

Документ може бути:

носієм інформації (у сфері інформаційних технологій);

засобом фіксації і передачі управлінських рішень (в управлінні);

способом доказу чого-небудь (в юридичній сфері); джерелом фактів (у науці).

До основних функцій документів можна віднести:

інформаційну (документування, зберігання, надання інформації);

управлінську (за допомогою документів вирішуються управлінські питання);

комунікативну (документи є засобом обміну інформацією);

правову (документ може бути письмовим доказом у суді і бути джерелом права, наприклад закон);

організаційну (документ встановлює або впорядковує дії учасників правових відносин, наприклад посадова інструкція);

науково-історичну (за допомогою архівних документів зберігається історична, наукова та культурна спадщина).

2. Нормативно-методична основа діловодства

2.1 Поняття нормативно-методичної основи діловодства

Нормативно-методична основа діловодства - сукупність вимог, норм, правил і рекомендацій щодо складання документів і роботи з ними, встановлених правовими актами, стандартами, інструкціями та методичними посібниками. Нормативно-методична база діловодства регулює:

правила оформлення документів;

правила роботи з документами;

забезпечення збереження документів;

порядок передачі документів на архівне зберігання;

роботу служби діловодства (функції, структура, штати);

впровадження нових інформаційних технологій у роботі з документами;

роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу;

юридичні аспекти, пов'язані з документами, та інші питання.

2.2 Регулювання питань діловодства

Питання документаційного забезпечення управління регулюються: законами РФ; державними та галузевими стандартами; загальноросійськими класифікаторами; державними та галузевими інструкціями з діловодства; інструкціями з діловодства конкретного підприємства.

1) Закони РФ.

Федеральний закон від 20.02.95 № 24-ФЗ "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" - містить базові поняття інформації, документа і встановлює правовий режим створення, зберігання, використання інформації, порядок її документування і доступу до неї;

Федеральний закон від 10.01.02 № 1-ФЗ "Про електронний цифровий підпис" - встановлює основи надання юридичного значення електронних документів;

Закон РФ від 21.07.93 № 5485 "Про державну таємницю" - визначає повноваження державних органів та посадових осіб щодо захисту держтаємниці та роботі з документами, що містять її;

Цивільний кодекс РФ (Федеральний закон від 30.11.94 № 52-ФЗ) - містить норми права й положення за документами сфери цивільних правовідносин;

Трудовий кодекс РФ (Федеральний закон від 31.12.01 № 197-ФЗ) - містить норми права й положення за документами сфери трудових правовідносин;

Кримінальний кодекс РФ (Федеральний закон від 13.06.96 № 63-ФЗ) (в ред. Від 20.03.2002) - встановлює кримінальну відповідальність за неправомірні дії з документами і інформацією;

Основи законодавства РФ про Архівний фонд Російської Федерації і архівах від 07.06.93 - визначають порядок формування, зберігання, обліку та використання архівних документів.

2) Державні стандарти.

Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) - це сукупність принципів і правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління, на підприємствах і в установах. Основними цілями ГСДОУ є:

упорядкування документообігу;

скорочення кількості документів;

підвищення якості документів;

нормативне закріплення змін, що відбулися в організації діловодства у зв'язку з появою недержавних форм власності;

вдосконалення роботи апарату управління;

ГОСТ 6.38-90 "Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчих документів. Вимоги до оформлення документів". Стандарт встановлює: склад реквізитів, розташування реквізитів на аркуші паперу, вимоги до тексту і бланків документів;

ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення" від 27.02.98 № 28. Стандарт встановлює сучасне тлумачення термінів: з діловодства, з архівної справи. Терміни, встановлені цим стандартом, обов'язкові для застосування у всіх видах документації і літератури з діловодства та архівної справи.

У розвиток державних стандартів галузями і відомствами РФ розробляються галузеві стандарти але діловодства з урахуванням відомчої специфіки.

3) Загальноросійські класифікатори.

Класифікація управлінської документації (ОКУД) - містить коди уніфікованих форм документів, що використовуються в діяльності органів влади та управління, які повинні проставлятися на документах.

4) Державні інструкції з діловодства.

Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади від 27.11.00 № 68 - містить загальні вимоги до документування управлінської діяльності та технології роботи з документами, вимоги щодо підготовки законодавчих актів і правила оформлення окремих документів;

Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання від 06.10.00 - встановлює терміни зберігання документів.

На основі типових розробляються галузеві інструкції з діловодства та інструкції підприємства.

5) Інструкція з діловодства конкретного підприємства, містить:

загальні положення;

порядок складання та оформлення службових документів;

порядок прийому, реєстрації та розгляду вхідних документів;

контроль виконання документів;

порядок роботи з вихідними документами;

порядок роботи з внутрішніми документами;

складання номенклатури справ;

правила формування справ;

порядок забезпечення збереження документів;

порядок підготовки та передачі документів на архівне зберігання.

3. Класифікація документів

3.1 Поняття класифікації документів

Класифікація документів - Розподіл документів за групами (видами) на основі ознак змісту, форми складання тощо з метою організації та підвищення ефективності роботи з ними.

Класифікація дозволяє виробити певні методи роботи з кожною групою документів, закріпити їх в інструкціях, організувати документи в діловодстві.

3.2 Види класифікації

У діловодстві часто використовується поняття "система документації", і елементом такої системи може бути будь-який створений документ. Об'єднання документів у систему документації відбувається за їх окремими видами або різновидам.

Всі документи по відбиваним у яких видам діяльності діляться на дві великі групи.

Перша - це документи із загальних та адміністративних питань, тобто з питань загального керівництва підприємством і його діяльністю.

Серед управлінських документів виділяють організаційні (статут, структура і штатна чисельність апарату управління, штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку або положення про персонал, положення про структурний підрозділ підприємства, посадова інструкція) і розпорядчі (наказ, розпорядження, вказівка, інструкція).

Окремо виділяють інформаційно-довідкові документи (протокол, акт, доповідна і пояснювальна записки, довідка тощо) і документи з персоналу підприємства (типової трудовий договір, заяву, анкета, характеристика і т.д.).

Друга група - документи з функцій управління. Такі документи складають працівники планово-фінансових відділів, бухгалтерії, постачання і збуту, комерційних, юридичних відділів та інших функціональних підрозділів

Тобто, найважливішою ознакою для класифікації документів завжди є його зміст, і службові документи можуть підрозділятися на:

документацію з адміністративних питань;

документацію з матеріально-технічного постачання;

документацію з планування;

документацію по оперативної діяльності;

документацію з бухгалтерського обліку;

документацію з підготовки та розстановки кадрів;

документацію з фінансово-кредитних та зовнішньоторговельних питань і т.д.

Крім того, всі документи, що обертаються на підприємстві, можуть бути умовно класифікуватися по ряду ознак:

за місцем складання:

вхідні - надійшли в організацію;

вихідні - відправлені з організації;

внутрішні - складені і використовувані в самій організації.

Тут, в залежності від змісту, обсягу, ділові листи поділяють:

на прості - лист-прохання, лист-повідомлення, лист-запрошення, лист-подяку, супровідний лист, лист-підтвердження;

контрактні - запит, відповідь на запит, пропозиція, відповідь на пропозицію, договір (контракт), рекламація (претензія), відповідь на рекламацію.

за ступенем уніфікації (за формою) розрізняють документи: індивідуальні, типові, трафаретні, зразкові, уніфіковані у вигляді анкети і таблиці.

Індивідуальні документи - розробляються конкретними організаціями для внутрішнього користування.

Типовими - є документи, створювані вищими органами для організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер.

Трафаретні документи - мають заздалегідь надрукований текст з пробілами, які заповнюються при остаточному оформленні документа в залежності від конкретної ситуації. Такі документи перспективні, оскільки вони дозволяють економити час на підготовку.

Зразкові документи - носять орієнтовний характер і використовуються для складання та оформлення документів по аналогії.

Анкета - спосіб представлення уніфікованого тексту, при якому постійна інформація розташовується в лівій частині аркуша, а змінна вноситься в документ у процесі його складання в праву частину листа.

Таблиця - представляє собою документ, в якому постійна інформація розміщується в заголовках граф і боковика (заголовки рядків), а змінна (в цифровому або словесному вираженні) - на перетині відповідних граф і рядків. У даного виду документа є перевага: текст, представлений у вигляді таблиці, володіє великою інформаційною ємністю, дозволяє строго класифікувати і кодувати інформацію і легко підсумувати аналогічні дані.

за походженням:

офіційні (службові) - зачіпають інтереси організації, складені юридичною або фізичною особою, оформлені в установленому порядку;

особисті - стосуються інтересів конкретної особи і є іменними.

за юридичною значимістю:

оригінали (оригінали) - перші чи одиничні екземпляри офіційних документів, власноруч підписані автором;

копії - документи, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, не мають юридичної сили;

завірені копії - копії документів, на яких відповідно до встановленого порядку проставляють необхідні реквізити, що надають їм юридичну силу;

дублікати - повторні примірники оригіналу документа, що мають юридичну силу.

Рідше використовуються інші види класифікації документів:

за найменуванням (накази, розпорядження, плани і звіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції, доручення і т.д.)

за способом документування: рукописні; електронні; графічні; кіно-, фото-, фонодокументи.

по сфері використання: організаційно-розпорядчі; фінансово-бухгалтерські; науково-технічні; по праці; звітно-статистичні.

за ступенем складності документи класифікують на прості, це документи, в яких розглядається одне питання, і складні, де висвітлюється кілька питань.

по грифу обмеження доступу: відкриті (несекретні); з грифом обмеження доступу. Документи можуть мати такі грифи:

"Для службового користування" (службова інформація, призначена тільки для працівників конкретної організації чи галузі);

"Таємно", "цілком таємно", "особливої ​​важливості" (інформація, що містить державну таємницю);

"Конфіденційно" (інформація, доступ до якої обмежено законодавством РФ);

"Комерційна таємниця" (інформація, яка використовується для досягнення комерційних цілей, розголошення якої може завдати шкоди власникові інформації).

за формою викладу:

індивідуальні - зміст яких викладається у вільній формі;

трафаретні - коли структура, частина документа, стандартні фрази заздалегідь підготовлені, а інша частина заповнюється при складанні, наприклад, довідка з місця роботи;

типові - створені для документування стандартних ситуацій, наприклад відрядження, і використовувані у всіх організаціях.

за термінами зберігання: постійного зберігання; довготривалого зберігання (понад 10 років); тимчасового зберігання (до 10 років).

Ще один критерій класифікації документів ступінь обов'язковості. По ньому вводиться розподіл документів на:

інформаційні - містять відомості і факти про виробничої та іншої діяльності організацій;

директивні - обов'язкові для виконання, що носять характер юридичної або технічної норми.

В цілому вся система класифікації в діловодстві служить основою організації так званих первинних комплексів документа і закладає основи фондів для подальшого зберігання та використання матеріалів в установі та державному архіві.

3.3 Напрями вдосконалення документаційного забезпечення в туризмі

При вивченні складу документації, організації документообігу і процесів документування ряду типових підприємств сфери туризму Росії видно, що їх нормативно-методична основа знаходиться у розвитку, однак має серйозні недоліки і потребує суттєвого поповнення з цілого ряду ключових напрямків.

Потрібно, зокрема:

вдосконалення класифікації видів туризму та туристської діяльності;

розробка відповідних стандартів виробництва турпродуктів і комплексу документації;

встановлення більш раціональних процедур документування і роботи з документами при організації туристської діяльності підприємств та оцінки її якості;

необхідність оптимізації складу видів і різновидів, уніфікації і стандартизації документації, що забезпечує управління туристичною діяльністю.

Висновок

Підсумувавши вищесказане, робимо короткі висновки.

Діловодство - Це галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами, і можна виділити дві складові частини: документування діяльності та організація роботи з офіційними документами, які взаємопов'язані і для створення ефективної системи діловодства в організації необхідні вони обидві, причому функціонуючі в тандемі.

Далі хотілося б підкреслити наступні моменти:

в роботу з документами в організації в тій чи іншій мірі втягнуті всі працівники, незалежно від того, до якої категорії вони відносяться - до керівників, фахівцям, технічним виконавцям. Різниця полягає у характері роботи з документами;

від технології організації роботи з документами і від якості створюваних документів залежить не тільки оперативність і ефективність управлінських рішень, а й загальні показники результатів діяльності організації;

без налагодженого діловодства важко побудувати ефективне управління;

класифікація дозволяє виробити певні методи роботи з кожною групою документів, закріпити їх в інструкціях, організувати документи в діловодстві.

Таким чином, класифікація документів - Це розподіл документів за групами або видами на основі ознак змісту, форми складання тощо з метою організації та підвищення ефективності роботи з ними.

Список використаної літератури

  1. ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.

  2. Аксьонов Ю.М. Курс діловодства / Ю.М. Аксьонов. - М.: ИНФРА, 2001. - 272 с.

  3. Андрєєва В.І. Діловодство / В.І. Андрєєва. - М.: Інтел-Синтез, 2001. - 192 с.

  4. Волошин М.І. Менеджмент туризму: Туризм як об'єкт управління / Н.І. Волошин, Н.В. Ісаєва, Є.М. Ільїна, Л.В. Курило. - М.: Фінанси і статистика, 2004. - 304 с.

  5. Петелин В.Г. Діловодство на підприємстві / В.Г. Петелин. - М.: Ось-89, 2001. - 112 с.

  6. Стенюков М.В. Конспект лекцій з діловодства / М.В. Стенюков. - М.: Изд-во ПРІОР, 2002. - 128 с.

  7. Терентьєва О.В. Розвиток документаційного забезпечення у сфері туризму України: Автореферат / Є.В. Терентьєва. - М.: ВНИИДАД, 2006. - 27 с.


Додати в блог або на сайт
Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Реферат | 59,2кб. | скачати
Схожі роботи:
Організація документаційного забезпечення установи
Організація і технологія документаційного забезпечення управління
Сучасна організація і технологія документаційного забезпечення управління
Організація заробітної плати підприємств туризму і готельного сервісу
Організаційне забезпечення діяльності відділу документаційного забезпечення управління Костромської
Служба документаційного забезпечення управління
Основи документаційного забезпечення управління
Автоматизована система документаційного забезпечення управління
Автоматизована система документаційного забезпечення управлінських
© Усі права захищені
написати до нас

Рейтинг@Mail.ru

Меню:
Реферати
Курсові роботи
Дипломні роботи
Доповіді
Твори
Книги
Дисертації
Шпаргалки
Навчальні посібники
Статті
Контрольні роботи
Самостійні роботи
Практичні роботи
Творчі роботи
Наукові роботи
Лабораторні роботи
Тести
Лекції
Презентації
Методички
Виклади
Розробки уроку
Завдання
Монографії
Звіти про практику
Біографії
Бізнес-плани
Конспекти
Магістерські роботи
Топіки
Тези
Кодекси
Закони
ще
Астрономія
Банк
Біологія
Бухгалтерія
Військова справа
Географія
Геологія, гідрологія та геодезія
Держава і право
Журналістика, видавнича справа та ЗМІ
Іноземні мови і мовознавство
Історія та історичні особистості
Комунікації, зв'язок, цифрові прилади і радіоелектроніка
Краєзнавство та етнографія
Кулінарія та продукти харчування
Культура і мистецтво
Література
Маркетинг, реклама и торгівля
Математика
Медицина
Міжнародні відносини та світова економіка
Менеджмент і трудові відносини
Музика
Педагогіка
Політологія
Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика
Виробництво і технології
Психологія
Різне
Релігія і міфологія
Сільське, лісове господарство та землекористування
Соціологія і суспільствознавство
Спорт і туризм
Будівництво та архітектура
Митна система
Транспорт
Фізика та енергетика
Філософія
Фінанси, гроші і податки
Хімія
Екологія та охорона природи
Екологія та економічна теорія
Економіко-математичне моделювання
Етика і естетика
Безпека життєдіяльності та охорона праці
Логіка
Економіка
Англійською мовою
Географія
Історія
Культура
Господарство
Історія України
Історія Росії
Історія Білорусі
Інформатика
ЄДІ
ЗНО
ще